Mở quán cà phê cần chuẩn bị những gì?

Đây là câu hỏi đầu tiên mà hầu hết chủ quán tương lai đều đặt ra. Tuy nhiên, mở quán không đơn giản là thuê một mặt bằng, thiết kế nội thất, mua máy pha cà phê rồi khai trương.

Một quán cà phê muốn vận hành hiệu quả cần được tính toán từ mô hình kinh doanh, khách hàng, vốn, mặt bằng, menu, công suất phục vụ, thiết kế quầy, thiết bị, hạ tầng đến quy trình vận hành.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán, hãy hoàn thành 10 bước dưới đây trước khi xuống tiền.

1. Xác định mô hình quán cà phê

Trước tiên, hãy trả lời câu hỏi:

Bạn muốn mở quán cà phê như thế nào?

Có thể là:

• Cà phê mang đi (Take-away)
• Quán cà phê nhỏ
• Cà phê kết hợp làm việc
• Cà phê sân vườn
• Specialty Coffee
• Cà phê kết hợp bánh
• Cà phê kết hợp trà sữa, đồ uống lạnh
• Quán cà phê phục vụ nhóm khách gia đình, văn phòng…

Mỗi mô hình sẽ có diện tích, mức đầu tư, menu, thiết bị và cách vận hành khác nhau.

Kết quả cần có

Bạn phải xác định được:

Mô hình → khách hàng → mức giá → quy mô dự kiến.

Đừng bắt đầu bằng việc mua thiết bị khi chưa biết mình đang muốn xây dựng mô hình quán nào.

2. Xác định khách hàng mục tiêu

Không thể thiết kế một quán cà phê phù hợp với tất cả mọi người.

Hãy xác định khách hàng chính của bạn là:

• Sinh viên?
• Nhân viên văn phòng?
• Gia đình?
• Người làm việc tự do?
• Khách du lịch?
• Người yêu cà phê Specialty?
• Khách mua mang đi?

Từ khách hàng mục tiêu sẽ quyết định rất nhiều yếu tố:

Không gian → giá bán → menu → thiết kế → thiết bị → cách phục vụ.

Ví dụ, một quán chủ yếu phục vụ khách văn phòng mang đi sẽ có cách bố trí hoàn toàn khác một quán hướng đến khách ngồi làm việc 2–3 giờ.

3. Xác định ngân sách và vốn dự phòng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất.

Đừng chỉ tính:

Tiền thuê mặt bằng + tiền làm quán + tiền mua thiết bị.

Bạn cần dự toán ít nhất:

• Tiền đặt cọc và thuê mặt bằng
• Chi phí thiết kế
• Chi phí xây dựng, cải tạo
• Nội thất
• Thiết bị pha chế
• Thiết bị lạnh và bảo quản
• Máy pha, máy xay cà phê
• Máy làm đá
• Máy rửa ly cốc
• Tủ trưng bày bánh nếu có
• Nguyên liệu ban đầu
• Nhân sự
• Marketing
• Điện, nước và các chi phí phát sinh
• Vốn lưu động trong những tháng đầu

⚠️ Sai lầm rất thường gặp

Đầu tư gần hết tiền vào việc làm quán thật đẹp, nhưng sau khi khai trương lại thiếu tiền để duy trì hoạt động.

Một quán cà phê đẹp chưa chắc kinh doanh tốt. Một quán có dòng tiền đủ khỏe mới có cơ hội đi đường dài.

>>> xem bài về điểm hóa vốn: Mở Quán Cà Phê Cần Bao Nhiêu Vốn? Cách Tính Doanh Thu, Hòa Vốn & Thời Gian Hoàn Vốn

4. Chọn mặt bằng dựa trên khả năng kinh doanh, không chỉ dựa vào “đẹp”

Một mặt bằng đẹp chưa chắc là một mặt bằng tốt, trước khi ký hợp đồng, hãy kiểm tra:

• Lưu lượng người qua lại
• Khách hàng quanh khu vực
• Khả năng nhận diện từ bên ngoài
• Chỗ để xe
• Giờ hoạt động
• Giá thuê
• Thời hạn thuê
• Điện và công suất điện
• Nguồn nước
• Thoát nước
• Vị trí đặt điều hòa, máy móc
• Diện tích thực tế dành cho quầy pha chế, kho và khu phụ trợ

Đặc biệt, Đừng ký hợp đồng mặt bằng trước khi kiểm tra 3 thứ này: Công suất điện – cấp thoát nước – khả năng bố trí quầy.

5. Xây dựng menu trước khi mua thiết bị

Đây là nguyên tắc rất quan trọng:

Menu → Sản lượng → Quy trình → Thiết bị

Không nên làm ngược:

Mua thiết bị → rồi mới nghĩ xem sẽ bán gì.

Hãy xác định:

• Những món chủ lực
• Giá bán trung bình
• Tỷ lệ đồ nóng/đồ lạnh
• Số lượng ly dự kiến mỗi ngày
• Có topping hay không
• Có phục vụ bánh hay không
• Có cần bảo quản sữa, trái cây, topping hay không

Ví dụ:

Nhiều đồ Espresso  → cần máy Espresso và máy xay phù hợp.

Nhiều đồ uống lạnh  → nhu cầu về đá và thiết bị lạnh tăng.

Nhiều topping  → cần khu vực chứa topping thuận tiện.

Có bánh → cần tính đến tủ trưng bày và bảo quản bánh.

Chính từ đây mới bắt đầu xác định hệ thống thiết bị pha chế.

👉 Bạn có thể xem chi tiết: Thiết bị pha chế quán cà phê.

6. Tính công suất phục vụ của quán

Một câu hỏi rất quan trọng:

Quán của bạn dự kiến phục vụ bao nhiêu ly/ngày và bao nhiêu ly vào giờ cao điểm?

Không nên chỉ tính doanh thu theo ngày.

Hãy tính cả công suất tại giờ cao điểm.

Ví dụ một quán có thể bán 300 ly/ngày nhưng phần lớn đơn hàng tập trung trong 2–3 giờ cao điểm. Khi đó hệ thống pha chế phải đủ khả năng xử lý lượng đơn hàng lớn trong khoảng thời gian ngắn.

Công suất sẽ ảnh hưởng đến:

• Máy pha cà phê
• Máy xay
• Máy làm đá
• Bàn lạnh
• Bàn đông
• Máy rửa ly
• Không gian quầy
• Số lượng nhân viên

Thiết bị không chỉ cần đủ công suất trung bình mà phải đáp ứng được thời điểm quán đông khách nhất.

7. Thiết kế quầy pha chế theo quy trình vận hành

Đây là bước rất nhiều chủ quán chỉ quan tâm đến “quầy có đẹp không?”

Nhưng câu hỏi quan trọng hơn phải là:

Nhân viên có thao tác nhanh và thuận tiện không?

Hãy hình dung toàn bộ luồng công việc:

Nhận order → lấy nguyên liệu → lấy đá → pha chế → hoàn thiện → ra đồ → thu gom ly → rửa → bảo quản.

Các vị trí cần được tính toán ngay từ đầu:

• Khu máy pha cà phê
• Máy xay
• Khu topping
• Bồn rửa
• Khu úp ly
• Thùng đá
• Khu bảo quản
• Khu ra đồ
• Khoang chứa dụng cụ

Với Horeca Thăng Long, đây cũng là lý do quầy pha chế Lamaca có thể được thiết kế theo từng mô hình và nhu cầu vận hành thay vì chỉ làm một kích thước cố định.

Quầy pha chế tốt không chỉ đẹp – mà phải giúp nhân viên thao tác nhanh, ít di chuyển và giảm giao cắt trong giờ cao điểm.

8. Tính hệ thống thiết bị ngay từ khi thiết kế

Sau khi đã có menu + công suất + quy trình, mới lựa chọn thiết bị.

Một quán cà phê có thể cần:

Thiết bị pha chế

• Máy pha cà phê Espresso
• Máy xay cà phê
• Máy xay/blender
• Thiết bị pha chế khác theo menu

Thiết bị lạnh

• Bàn lạnh
• Bàn đông
• Tủ lạnh/tủ đông nếu cần

Thiết bị phục vụ

• Máy làm đá viên
• Máy rửa ly cốc
• Tủ trưng bày bánh
• Các thiết bị phụ trợ khác

Với nhóm thiết bị lạnh và quầy pha chế, Lamaca là thương hiệu của Horeca Thăng Long, được định hướng phục vụ các mô hình F&B cần thiết bị đồng bộ.

Điểm quan trọng là không phải quán nào cũng cần mua tất cả thiết bị.

Thiết bị phải được lựa chọn theo:

Quy mô → menu → công suất → ngân sách → không gian → quy trình vận hành.

9. Tính điện – nước – thoát nước trước khi thi công

Đây là phần dễ bị bỏ quên nhưng có thể gây rất nhiều phiền phức nếu phát hiện quá muộn.

Trước khi thi công cần xác định:

• Công suất điện hiện có
• Công suất dự kiến của toàn bộ thiết bị
• Vị trí ổ điện
• Đường cấp nước
• Đường thoát nước
• Vị trí bồn rửa
• Vị trí máy rửa ly
• Vị trí máy làm đá
• Vị trí thiết bị lạnh
• Thông gió và điều hòa

Vì sao phải làm trước?

Bởi nếu quầy đã hoàn thiện rồi mới phát hiện:

“Thiếu ổ điện.”
“Không có đường cấp nước.”
“Thoát nước không đúng vị trí.”

thì việc sửa chữa sẽ vừa tốn chi phí vừa ảnh hưởng đến thẩm mỹ và tiến độ khai trương.

10. Chuẩn bị quy trình vận hành trước ngày khai trương

Cuối cùng, hãy nhớ:

Mở được quán chưa phải là thành công. Vận hành được quán mới là thành công.

Trước ngày khai trương nên chuẩn bị:

• Quy trình pha chế
• Định lượng nguyên liệu
• Quy trình bảo quản
• Quy trình vệ sinh
• Quy trình rửa ly
• Quy trình mở/đóng quán
• Phân công nhân sự
• Kiểm soát tồn kho
• Kiểm soát thất thoát
• Quy trình xử lý khi thiết bị gặp sự cố

Đặc biệt với thiết bị quan trọng như máy pha cà phê, máy làm đá, thiết bị lạnh quầy bar, hệ thống quầy pha chế inox, hay thiết bị xay ép,…cần xác định rõ đơn vị cung cấp và dịch vụ sau bán hàng ngay từ đầu.

Checklist 10 bước trước khi xuống tiền

Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán cà phê, hãy thử tự đánh dấu:

Nếu chưa hoàn thành cả 10 bước?

Khoan xuống tiền.

Đặc biệt, đừng vội ký hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn hoặc mua hàng loạt thiết bị khi bạn chưa biết rõ mô hình – menu – công suất – quy trình – ngân sách của mình.

Từ kế hoạch đến một quán cà phê có thể vận hành thực tế

Mở quán cà phê không phải là bài toán của riêng một chiếc máy pha cà phê hay một chiếc quầy đẹp.

Đó là một hệ thống liên kết:

Mô hình → Mặt bằng → Menu → Công suất → Quy trình → Quầy pha chế → Thiết bị → Hạ tầng → Vận hành.

Vì vậy, nếu bạn đang chuẩn bị mở quán, việc lựa chọn một đơn vị có thể tư vấn và triển khai đồng bộ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế những sai sót phải sửa chữa sau khi quán đã đi vào hoạt động.

🎯 Một lời khuyên cuối cùng

Nếu bạn đang ở giai đoạn chuẩn bị mở quán, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “Mua thiết bị gì?”

Hãy bắt đầu bằng câu hỏi:

“Tôi muốn quán của mình vận hành như thế nào?”

Khi câu trả lời rõ ràng, thiết bị sẽ trở thành bài toán dễ hơn rất nhiều.

Hãy gửi cho Horeca Thăng Long 4 thông tin: diện tích quán – mô hình – menu dự kiến – sản lượng/ngày.
Đội ngũ kỹ thuật có thể dựa trên đó để tư vấn bố trí quầy và danh sách thiết bị phù hợp, tránh mua thừa hoặc thiếu ngay từ đầu.

Công ty TNHH Kinh Doanh Thiết Bị Horeca Thăng Long

Đ/c: Số 8 – BT1 Khu đô thị Thanh Hà, P.Phú Lương, Tp Hà Nội

ĐT: 024.6686.7373 – Hotline: 0983.84.15.16 – 0963.71.51.51

Email: horecathanglong@horecathanglong.com

www.horecathanglong.com