Sau giai đoạn khai trương với sự ủng hộ của bạn bè, người quen và hiệu ứng mới lạ ban đầu, nhiều chủ quán cà phê bắt đầu đối mặt với một vấn đề quen thuộc:

Khách vẫn đông, doanh thu vẫn phát sinh, nhưng cuối tháng nhìn lại gần như không còn bao nhiêu lợi nhuận.

Lúc này, phản ứng phổ biến là chạy quảng cáo nhiều hơn, giảm giá mạnh hơn hoặc cố gắng tìm thêm khách hàng mới.

Nhưng đôi khi vấn đề không nằm hoàn toàn ở việc quán thiếu khách.

Một quán có doanh thu tốt vẫn có thể gặp khó khăn nếu giá vốn tăng cao, nguyên liệu thất thoát, nhân sự được bố trí chưa hợp lý hoặc quy trình vận hành làm giảm năng suất phục vụ.

Nói cách khác:

Tăng doanh thu là quan trọng, nhưng kiểm soát được cách doanh thu chuyển thành lợi nhuận cũng quan trọng không kém.

Dưới đây là 4 điểm chủ quán cà phê nên thường xuyên kiểm tra để tối ưu vận hành, kiểm soát chi phí và cải thiện hiệu quả kinh doanh.

1. Kiểm soát giá vốn và hao hụt nguyên liệu

Trong kinh doanh F&B, COGS (Cost of Goods Sold – giá vốn hàng bán) là một trong những chỉ số quan trọng cần theo dõi.

Với đồ uống, giá vốn thường bao gồm phần lớn các chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm như cà phê, sữa, syrup, trà, topping, đá, ly hoặc một số vật tư tiêu hao tùy theo cách quản lý của từng mô hình.

Không có một tỷ lệ COGS duy nhất phù hợp với mọi quán, Tương tự như chi phí mặt bằng, các tỷ lệ tài chính trong F&B nên được xem như mốc tham khảo để đánh giá mô hình, thay vì một công thức cố định áp dụng cho mọi quán.

Bạn có thể xem thêm bài: Chi phí mặt bằng F&B 20–25% doanh thu có phải là tỷ lệ vàng?

Một mô hình bình dân, specialty coffee hay quán sử dụng nguyên liệu cao cấp có thể có cấu trúc giá vốn hoàn toàn khác nhau.

Điều quan trọng là:

COGS thực tế có đang nằm trong mức mà mô hình kinh doanh của bạn có thể chấp nhận hay không?

Nếu giá vốn tăng cao hơn dự kiến, hãy kiểm tra lại 3 vấn đề phổ biến dưới đây.

Thiết lập công thức và định lượng chuẩn

Mỗi món trong menu nên có một công thức rõ ràng, bao gồm định lượng nguyên liệu và quy trình pha chế.

Ví dụ:

• Bao nhiêu gram cà phê?
• Bao nhiêu ml sữa?
• Bao nhiêu ml syrup?
• Bao nhiêu gram đá hoặc topping?

Nếu nhân viên pha chế hoàn toàn theo cảm tính, chỉ cần mỗi ly sử dụng dư một lượng nhỏ nguyên liệu thì khi cộng dồn theo số lượng bán trong cả tháng, chi phí có thể tăng lên đáng kể.

Các dụng cụ đơn giản như cân điện tử, ca đong hoặc bình định lượng có thể giúp quán kiểm soát vấn đề này tốt hơn.

Theo dõi hao hụt và đồ hủy

Không phải mọi nguyên liệu nhập vào đều được chuyển thành sản phẩm bán ra.

Một phần chi phí có thể bị mất do:

• nguyên liệu hết hạn;
• bảo quản không đúng cách;
• pha chế sai;
• khách đổi món;
• nguyên liệu bị hỏng;
• thất thoát trong quá trình vận hành.

Thay vì coi đây là những khoản mất mát nhỏ không đáng kể, quán nên ghi nhận nguyên nhân để biết thất thoát đang xuất hiện ở đâu.

Ví dụ, nếu liên tục có đồ uống bị pha sai vào giờ cao điểm, vấn đề có thể không nằm ở nguyên liệu mà nằm ở quy trình hoặc cách bố trí nhân sự.

Bên cạnh đó, nguyên tắc FIFO – nhập trước, xuất trước cũng giúp hạn chế việc nguyên liệu cũ bị tồn kho quá lâu và hết hạn.

Xem lại cơ cấu menu

Không phải món nào xuất hiện trong menu cũng đang đóng góp tích cực vào lợi nhuận.

Một số món bán rất chạy và có lợi nhuận tốt. Một số món bán chạy nhưng biên lợi nhuận thấp. Cũng có những món lợi nhuận cao nhưng ít khách biết đến.

Đây là lúc có thể áp dụng tư duy Menu Engineering để đánh giá từng nhóm món.

Mục tiêu không phải là xóa càng nhiều món càng tốt.

Mà là:

Mỗi món trong menu nên có lý do để tồn tại.

2. Sử dụng nhân sự hiệu quả hơn

Nhân sự là một trong những khoản chi phí lớn và cũng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Tuy nhiên, tối ưu nhân sự không đơn giản là cắt giảm số lượng người.

Một quán có quá ít nhân viên trong giờ cao điểm có thể gặp tình trạng:

• khách chờ lâu;
• nhân viên quá tải;
• tăng sai sót khi pha chế;
• chất lượng phục vụ giảm;
• khách không muốn quay lại.

Ngược lại, bố trí quá nhiều nhân viên trong những khung giờ ít khách cũng làm chi phí vận hành tăng lên.

Xếp ca dựa trên dữ liệu bán hàng

Thay vì giữ nguyên số lượng nhân viên trong mọi khung giờ, hãy xem dữ liệu từ phần mềm bán hàng để xác định:

• giờ nào khách đông nhất;
• thời điểm nào đơn hàng tăng mạnh;
• khung giờ nào thường ít khách.

Từ đó, quán có thể bố trí nhân sự linh hoạt hơn.

Giờ cao điểm cần đủ người để tránh tắc nghẽn tại quầy pha chế hoặc khu vực phục vụ.

Giờ thấp điểm có thể duy trì số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng công việc thực tế.

Đào tạo nhân viên đa năng

Một nhân viên không nhất thiết chỉ có thể thực hiện duy nhất một công việc.

Trong những mô hình phù hợp, đào tạo chéo có thể giúp nhân viên linh hoạt hỗ trợ nhau.

Ví dụ:

• nhân viên phục vụ có thể hỗ trợ một số thao tác đơn giản tại quầy;
• nhân viên pha chế có thể hỗ trợ khu vực khác khi quầy đang vắng;
• thu ngân có thể xử lý một số công việc chăm sóc khách hàng.

Điều này giúp giảm tình trạng:

Một vị trí đang quá tải trong khi một vị trí khác lại không có việc để làm.

Mục tiêu không phải là bắt một người làm tất cả.

Mà là xây dựng một đội ngũ có khả năng hỗ trợ nhau khi cần thiết.

3. Tối ưu quy trình phục vụ và công suất vận hành

Trong giờ cao điểm, chỉ cần một điểm bị tắc cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ trải nghiệm của khách hàng.

Khách chờ lâu không chỉ làm giảm mức độ hài lòng mà còn có thể khiến quán bỏ lỡ thêm những đơn hàng khác.

Vì vậy, chủ quán nên quan sát toàn bộ hành trình của một đơn hàng:

Khách gọi món → thanh toán → nhận thông tin đơn → pha chế → hoàn thiện → giao đồ.

Ở bước nào mất nhiều thời gian nhất?

Nhân viên có phải liên tục di chuyển qua lại để lấy nguyên liệu không?

Có thiết bị nào đang trở thành điểm nghẽn trong giờ cao điểm?

Bố trí quầy pha chế theo luồng thao tác

Một quầy bar hiệu quả không nhất thiết phải thật lớn.

Quan trọng hơn là các thiết bị và nguyên liệu thường xuyên sử dụng được đặt ở vị trí thuận tiện.

Ví dụ:

• máy pha cà phê;
• máy xay;
• tủ lạnh;
• khay đá;
• sữa và nguyên liệu sử dụng thường xuyên;
• khu vực vệ sinh dụng cụ.

Barista nên hạn chế việc phải quay người, cúi xuống tìm đồ hoặc di chuyển nhiều lần để hoàn thành một ly nước.

Chỉ cần giảm được vài thao tác nhỏ cho mỗi đơn hàng, hiệu quả cộng dồn trong giờ cao điểm có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.

Chuẩn hóa quy trình thao tác

SOP (Standard Operating Procedure – quy trình thao tác chuẩn) giúp quán giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng cá nhân.

Quy trình có thể bao gồm:

Chào khách → nhận order → pha chế → kiểm tra → giao đồ → chăm sóc khách → vệ sinh và chuẩn bị cho đơn tiếp theo.

Khi quy trình rõ ràng:

• nhân viên mới dễ làm quen hơn;
• chất lượng phục vụ ổn định hơn;
• giảm sai sót;
• dễ phát hiện vấn đề khi một công đoạn bị chậm.

Một quán có thể không cần một bộ SOP phức tạp hàng trăm trang.

Nhưng những công việc được thực hiện lặp đi lặp lại mỗi ngày nên có tiêu chuẩn rõ ràng.

4. Tăng giá trị từ những khách hàng hiện có

Khi doanh thu giảm, nhiều chủ quán lập tức nghĩ đến việc tìm thêm khách hàng mới.

Nhưng đôi khi cơ hội tăng trưởng lại nằm ngay trong những khách hàng đang bước vào quán mỗi ngày.

Hai chỉ số đáng quan tâm là:

• Giá trị trung bình mỗi đơn hàng (AOV – Average Order Value)
• Tỷ lệ khách hàng quay lại

Gợi ý mua thêm một cách phù hợp

Up-selling và cross-selling không nên biến thành việc ép khách mua thêm.

Thay vào đó, nhân viên có thể đưa ra những gợi ý phù hợp với đơn hàng.

Ví dụ:

“Nếu anh/chị thường dùng cà phê sữa, hôm nay có thể thử thêm bánh Tiramisu, khá hợp với món này.”

Hoặc:

“Size lớn sẽ phù hợp hơn nếu anh/chị ngồi làm việc lâu tại quán.”

Những gợi ý nhỏ nhưng đúng nhu cầu có thể giúp tăng giá trị đơn hàng mà không tạo cảm giác bị bán hàng quá mức.

Xây dựng lý do để khách quay lại

Một khách hàng đã từng có trải nghiệm tốt thường dễ quay lại hơn một người hoàn toàn chưa biết đến quán.

Quán có thể xây dựng những hình thức chăm sóc khách hàng phù hợp như:

• chương trình tích điểm;
• ưu đãi dành cho khách quen;
• quà sinh nhật;
• voucher quay lại;
• thông báo sản phẩm mới.

Việc thu thập và sử dụng dữ liệu khách hàng cũng cần được thực hiện phù hợp với chính sách bảo mật và sự đồng ý của khách.

Điều quan trọng không phải là gửi thật nhiều tin nhắn.

Mà là:

Tạo một lý do hợp lý để khách nhớ đến quán và muốn quay lại.

Tối ưu doanh thu từ kênh giao hàng

Nếu quán bán trên các nền tảng giao đồ ăn, cần xem riêng hiệu quả của từng kênh.

Giá bán trên ứng dụng không nên được xây dựng chỉ bằng cách cộng thêm một tỷ lệ cố định.

Hãy tính đến:

• chiết khấu nền tảng;
• chi phí khuyến mại;
• phí quảng cáo nếu có;
• bao bì;
• giá vốn sản phẩm;
• khả năng cạnh tranh về giá.

Sau đó mới xác định mức giá và biên lợi nhuận phù hợp cho từng món.

Bên cạnh đó, các combo đồ uống và đồ ăn có thể giúp tăng giá trị đơn hàng, miễn là mức giá vẫn đảm bảo hiệu quả cho cả quán và mang lại giá trị thực sự cho khách hàng.

Kết luận: Vận hành F&B là bài toán của nhiều chi tiết nhỏ

Một quán cà phê có không gian đẹp và sản phẩm ngon chưa chắc đã tự động tạo ra lợi nhuận.

Phía sau một mô hình kinh doanh hiệu quả thường là rất nhiều chi tiết nhỏ được kiểm soát mỗi ngày:

• giá vốn nguyên liệu;
• hao hụt;
• cơ cấu menu;
• cách bố trí nhân sự;
• quy trình phục vụ;
• năng suất vận hành;
• giá trị mỗi đơn hàng;
• khả năng giữ chân khách hàng.

Không phải thay đổi nào cũng tạo ra kết quả ngay lập tức.

Nhưng khi nhiều điểm nhỏ được cải thiện cùng lúc, hiệu quả có thể cộng dồn thành sự khác biệt đáng kể đối với lợi nhuận của quán.

Thay vì chỉ hỏi “Làm thế nào để bán được nhiều hơn?”, đôi khi chủ quán cũng nên đặt câu hỏi: “Trong mỗi đồng doanh thu tạo ra, chúng ta đang giữ lại được bao nhiêu?”

Để trả lời đầy đủ câu hỏi này, chủ quán cần nhìn lại toàn bộ bài toán từ doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, điểm hòa vốn đến thời gian hoàn vốn thông qua bài: Mở Quán Cà Phê Cần Bao Nhiêu Vốn? Cách Tính Doanh Thu, Hòa Vốn & Thời Gian Hoàn Vốn

Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán, những bài viết dưới đây có thể giúp bạn xây dựng bức tranh tổng thể hơn trước khi xuống tiền:

• Checklist 10 bước trước khi xuống tiền mở quán cà phê
• Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn?
• Chi phí mặt bằng F&B 20–25% doanh thu có phải là tỷ lệ vàng?